June 27, 2022

Als Solopreneur oder Kleinunternehmer in der Gesundheits- und Wellnessbranche ist es herausfordernd genug, die scheinbar endlosen Aufgaben eines jeden Tages abzuhaken – von der Lead-Generierung über das Onboarding von Kunden bis hin zum eigentlichen Coaching und zur Rechnungsstellung. Angesichts der begrenzten Zeit, die Ihnen zur Verfügung steht, steht die Erstellung (oder Feinabstimmung bestehender) Systeme und Prozesse wahrscheinlich ganz unten auf Ihrer Prioritätenliste.

Und außerdem, sind Systeme und Prozesse nicht eher für große Unternehmen (man denke an: Google, McDonald’s, Amazon) mit Tausenden oder Millionen von Mitarbeitern geeignet? Antwort: Nein.

Systeme und Prozesse sind für alle Unternehmen wertvoll, unabhängig von ihrer Größe.

Richtig gemacht, können sie Ihnen helfen, sich von den alltäglichen einfachen Aufgaben zu lösen und sich auf hochwertige Aktivitäten zu konzentrieren, die Ihr Geschäft und Ihren Umsatz schnell skalieren.

In diesem Artikel erfahren Sie, was Systeme und Prozesse sind, welche spezifischen Vorteile sie Ihrem Gesundheits- und Wellnessunternehmen bringen können und, was am wichtigsten ist, wie genau Sie vorgehen sollten, um effektive, effiziente Systeme und Prozesse aufzubauen – und zu implementieren.

Was sind „Systeme und Prozesse“?

Obwohl Systeme und Prozesse oft synonym verwendet werden, handelt es sich um unterschiedliche Konzepte. Zur Erläuterung: Ein System ist eine Reihe von Prozessen, Tools, Personen und Strategien, die zusammenarbeiten, um ein Problem zu lösen oder ein Geschäftsziel zu erreichen.

Nehmen Sie zum Beispiel Ihr E-Mail-Marketing. So könnte Ihr System aussehen:

  • Prozesse: Entwickeln Sie einen Inhaltskalender, entwerfen Sie E-Mails und erstellen Sie automatisierte Verkaufstrichter.
  • Werkzeug: Eine Content-Kalender-Plattform (z. B. Trello, CoScheduleoder Asana), Textverarbeitung (z. B. Microsoft Word 365, Google Dokumenteoder Apple Pages), E-Mail-Marketingdienst (z. B. ConvertKit, Tropfenoder Mailchimp)
  • Personen: Sie (wenn Sie ein Solopreneur sind)
  • Strategien: Ihr Fokus liegt auf kurzen, durchsuchbaren E-Mail-Inhalten, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu erregen, damit Ihre Schlüsselbotschaften gelesen und in Erinnerung bleiben.

Auf der anderen Seite beziehen sich Prozesse auf alle Schritte, die Sie unternehmen, um eine Aufgabe abzuschließen. Hier sind beispielsweise die Schritte, die Sie unternehmen können, um einen E-Mail-Content-Kalender zu entwickeln:

  1. Recherchieren Sie aktuelle Branchenthemen.
  2. Überprüfen Sie häufig gestellte Fragen von Kunden.
  3. Acht E-Mail-Themen auflisten.
  4. Fügen Sie sie zusammen mit ihren Veröffentlichungsdaten in Ihre Content-Kalender-Plattform ein.

Endeffekt? Jedes Mal, wenn Sie in Ihrem Unternehmen eine bestimmte Art und Weise haben, Dinge zu tun (z. B. Kundenkontakt), ist dies an sich schon ein System. Und die Chancen stehen intestine, dass Sie wahrscheinlich bereits viele Systeme in Ihrem Unternehmen eingerichtet und betrieben haben – ohne es überhaupt zu merken.

Vorteile von Systemen und Prozessen für Unternehmen (wenn richtig gemacht)

Aber hier ist die Sache: Nicht alle Systeme und Prozesse helfen Ihrem Unternehmen.

Genauer gesagt können einige Systeme unnötig, kontraproduktiv, übermäßig teuer oder zu zeitaufwändig sein – was letztendlich bedeutet, dass Sie am Ende mehr tun, aber weniger vorzuweisen haben. Infolgedessen könnten Sie sich schließlich ausgebrannt, überwältigt und erschöpft wiederfinden.

Vergleichen Sie das mit effektiven, effizienten Systemen, die Aufgaben in dokumentierte, wiederholbare, schrittweise Prozesse aufteilen, die Ihnen helfen:

  • Produktivität verbessern: Da alles vorbereitet ist, müssen Sie das Rad nicht jedes Mal neu erfinden, wenn etwas erledigt werden muss, und können so mehr in kürzerer Zeit erledigen.
  • Bieten Sie ein konsistentes Erlebnis: Verabschieden Sie sich vom Vergessen Planen von Check-in-Sitzungen mit Kunden oder Inkasso. Gut dokumentierte Systeme und Prozesse ermöglichen es Ihnen, konsistente Erfahrungen für alle potenziellen und bestehenden Kunden zu schaffen und so die Kundenbindung zu fördern.
  • Skalieren Sie Ihr Unternehmen: Oft besteht ein direkter Zusammenhang zwischen der Anzahl effektiver, effizienter Systeme, die in Ihrem Unternehmen laufen, und der Zeit, die Sie für die Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen aufwenden müssen, die auf unterschiedliche Kundensegmente ausgerichtet sind (z. Verzweigung in das Online-Personal-Training Als ein Zertifizierter Personal Trainer), sodass Sie Ihren Umsatz steigern.
  • Niedrigere Arbeitskosten: Bereit, mit der Einstellung zu beginnen (oder bereits ein Team zu leiten)? Gut dokumentierte Systeme und Prozesse helfen sogar neuen Mitarbeitern, sofort loszulegen, da sie eine festgelegte, eindeutige Vorgehensweise haben. Das bedeutet, dass Sie weniger Zeit (und Geld) damit verbringen, neue Mitarbeiter zu schulen, ihre Arbeit zu beaufsichtigen und Änderungen anzufordern.

Wie man Systeme und Prozesse schafft, die funktionieren

Wiederholen: Wenn die richtigen Systeme vorhanden sind, verbessern Sie die Produktivität, reduzieren Stress, können sich besser auf umsatzgenerierende Arbeit konzentrieren und erhöhen die Gewinnmargen.

Jetzt stellt sich nur noch die Frage: Wie genau bauen Sie auf der Grundlage Ihrer Geschäftsziele die schlanksten, effizientesten und effektivsten Systeme und Prozesse auf? Es gibt vier Schritte dazu.

Nr. 1: Dokumentieren Sie alles, was Sie tun

Der erste Schritt besteht darin, alle Aktivitäten zu dokumentieren, die Sie zur Führung Ihres Unternehmens durchführen.

Dazu können Aufgaben gehören, die Sie regelmäßig erledigen (z. B. Kundengespräche führen, Blogbeiträge veröffentlichen, Rechnungen versenden) oder eine einzelne Aktivität, von der Sie glauben, dass Sie sie in Zukunft wahrscheinlich wiederholen werden (z. B. ein E-Book schreiben, kostenlose Testversionen anbieten). , oder Einführung eines neuen Serviceangebots).

Hier ist ein Tipp: Anstatt zu versuchen, sich an alles zu erinnern, was Sie für Ihr Unternehmen in einer Sitzung tun, gehen Sie eine Woche lang wie gewohnt Ihrem Tag nach und notieren Sie sich alles, was Sie tun. Auf diese Weise ist es weniger wahrscheinlich, dass Sie etwas Wichtiges vergessen.

Um Ihren Systemen mehr Struktur zu verleihen, sollten Sie Ihre Aktivitäten in Bezug auf Geschäftsfunktionen kategorisieren:

  • Betrieb: Dies sind Aktivitäten, die Sie ausführen, um das „Innenleben“ Ihres Unternehmens zu verwalten. Beispiele hierfür sind die Festlegung von Geschäftszielen, E-Mail-Management und die Pflege persönlicher Websites.
  • Verkauf und Marketing: Dies sind Aktivitäten, die Sie durchführen, um Kunden anzuziehen und zu konvertieren. Beispiele beinhalten Inhaltsvermarktungautomatisierte Verkaufstrichter und Produkteinführungen.
  • Finanzen: Alles, was mit Geld zu tun hat, einschließlich Rechnungsstellung an Kunden, Bezahlung von Mitarbeitern und mehr Steuern einreichen.

#2: Brechen Sie jede Aktivität auf

Sobald Sie eine Liste der Aktivitäten (d. h. Systeme) haben, die Ihr Unternehmen zum Funktionieren benötigt, schlüsseln Sie jede einzelne nach dem Prozess, den Tools und den Personen auf, die erforderlich sind, um sie von Anfang bis Ende abzuschließen:

  • Verfahren: Die Schritt-für-Schritt-Abfolge von Aktionen
  • Werkzeug: Die erforderlichen Geräte, Apps oder Software, die Sie verwenden
  • Personen: Die Person (oder Personen), die für jeden Schritt des Prozesses verantwortlich sind
  • Strategien: Die Taktiken, Tipps oder Techniken, die Sie verwenden

Nr. 3: Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre Systeme zu verbessern

Bevor Sie direkt mit der Überholung aller Systeme in Ihrem Unternehmen beginnen, sollten Sie Folgendes wissen. Sie wollen ein System nur transformieren, wenn – und nur wenn – es Ihnen einen signifikanten strategischen Vorteil verschafft. Wenn Sie additionally mögliche Optimierungen bewerten, fragen Sie sich:

  • Wird es den Kunden einen direkten Mehrwert bieten?
  • Wird es die Dinge für mich (und mein Team) einfacher und effizienter machen?
  • Wird es die Kosten senken?
  • Wird es den Umsatz und/oder die Gewinnmargen erhöhen?

Wenn Sie eines dieser Dinge nicht treffen, sollten Sie dieses System wahrscheinlich so lassen, wie es ist, und Ihre Aufmerksamkeit auf etwas anderes richten.

Aber sobald Sie ein Geschäftssystem identifiziert haben, das ein guter Kandidat für eine Überholung ist, ist eines der wichtigsten Dinge, die Sie tun müssen, festzustellen, wo Sie beginnen (dh Ihre Basislinie) und wo Sie enden möchten.

Hier kommen Key Performance Indicators (KPIs) ins Spiel – wie Einnahmen, Ausgaben, Gewinnspannen, Verkaufsumsätze und andere Finanzkennzahlen.

So verbessern Sie Ihr System

Verwenden Sie dann mit den gewünschten Ergebnissen oder Ergebnissen das folgende Framework, um Möglichkeiten zur Verbesserung Ihres Systems zu finden:

  1. Löschen: Was können Sie aus dem System eliminieren, weil die Prozesse, Tools, Personen oder Strategien zeitaufwändig, unnötig, redundant, nicht mehr related oder unproduktiv sind? Müssen Sie beispielsweise wirklich für ein Premium-Buchhaltungstool bezahlen, wenn Sie nur die grundlegendsten Funktionen verwenden (die Sie problemlos von einem anderen kostenlosen Tool erhalten könnten)?
  2. Verschieben: Welche Aspekte des Systems könnten hilfreich sein, müssen aber derzeit nicht unbedingt Teil des Systems sein? Ein Upgrade auf eine teurere E-Mail-Marketing-Software, mit der Sie auf Funktionen wie vorgefertigte Automatisierungs-Workflows, Split-Tests, Leistungsberichte und SMS-Push-Benachrichtigungen zugreifen können, magazine beispielsweise nach einer guten Idee klingen, aber Sie werden es wahrscheinlich nicht positiv sehen (oder zuverlässige) Ergebnisse mit einer kleinen Abonnentenzahl.
  3. Automatisieren: Welche Aufgaben können Sie mit Software, Apps oder anderen Tools automatisieren? EIN McKinsey-Bericht 2017 zu Produktivität und Automatisierung legt nahe, dass bei etwa 60 % aller Berufe mindestens 30 % der konstituierenden Tätigkeiten automatisiert werden könnten. Zum Beispiel einige der Die besten Personal Training Apps und Softwareprogramme kann Ihnen bei der Verwaltung administrativer Aufgaben (z. B. Kundenbuchungen), der Zahlungsabwicklung und der Trainingsprogramme Ihrer Kunden helfen – alles an einem zentralen Ort.
  4. Delegieren: Welche Aufgaben hindern Sie daran, das Beste aus Ihrer Zeit, Energie, Fähigkeiten und Fachkenntnissen zu machen (z. B. Kunden um Bezahlung zu bitten)? Welche Aufgaben erledigen Sie nicht gerne (z. B. individuelles Durchforsten von Feedback-Formularen)? Dies sind oft die Aufgaben, die Sie an andere delegieren oder auslagern sollten (wenn möglich).
  5. Konsolidieren: Ist es möglich, Ihre Aufgaben zu konsolidieren oder zu stapeln, damit Sie sie schneller erledigen können? Das Durchsuchen häufig gestellter Fragen zu Ihren Social-Media-Beiträgen kann Ihnen beispielsweise dabei helfen, viele Ideen für potenzielle Blog-Post-Themen zu erhalten.

Nr. 4: Ausrollen, auswerten und verfeinern

Sie haben ein Geschäftssystem identifiziert, das überarbeitet werden sollte, Ihr ideales Ergebnis definiert und einen Plan zur Verbesserung seiner Prozesse entwickelt. Jetzt geht es an die Umsetzung.

Und obwohl es verlockend sein magazine, zu denken, „Mission erfüllt“ zu haben und sich für eine intestine gemachte Arbeit auf die Schulter zu klopfen, sollten Sie sich nach der Einführung eines neuen Systems Zeit nehmen, es zu bewerten. Wenn Sie ein Team haben, stellen Sie sicher, dass es weiß, dass Ihr neuer Geschäftsprozess nicht in Stein gemeißelt ist und Sie ehrliches Feedback zu den Änderungen begrüßen.

Sie und Ihr Team (falls zutreffend) sollten über die folgenden Fragen nachdenken:

  • Hat das neue System ein Problem gelöst oder ein Ziel erreicht?
  • Wie viel Verbesserung kann dem neuen System zugeschrieben werden?
  • Wenn keine Besserung eingetreten ist, was battle die Ursache? Wie können Sie Abhilfe schaffen oder vielleicht zum alten Zustand zurückkehren?

Kehren Sie bei Bedarf zum Reißbrett zurück und optimieren und verfeinern Sie Ihr System weiter.

Und das ist Ihre erste Systemüberholung. Vergessen Sie jetzt nicht, den Vorgang mit einem anderen System zu wiederholen:

  1. Überprüfen Sie Ihre Liste potenzieller Geschäftssysteme.
  2. Wählen Sie eines mit dem größten Potenzial aus (z. B. den größten Einfluss auf Ihre Gewinnmargen) und erstellen Sie das neue System.
  3. Testen Sie das System in Ihrem Unternehmen – und verfeinern Sie es, um Engpässe, Störungen und Probleme zu beheben.
  4. Wiederholen Sie den Vorgang erneut.

Nr. 5: Bewahren Sie Ihre Geschäftssysteme an einem sicheren Ort auf

An diesem Punkt haben Sie mindestens ein Dutzend Systeme dokumentiert, die Ihrem Unternehmen helfen, wie eine intestine geölte Maschine zu laufen.

Stellen Sie sich vor, Sie hätten sie verloren, weil Sie sie auf zufällige Haftnotizen und Papierfetzen geschrieben haben. Abgesehen davon, dass Sie Ihre Zeit verschwenden, könnten Sie wertvolle Informationen verlieren, weil Sie Ihre Systeme vergessen haben.

Um diese Katastrophe zu verhindern, sollten Sie alle Systeme – d. h. alle Prozesse, Tools, Personen und Strategien – mit organisierten, intestine konzipierten Tools dokumentieren.

Beispiele beinhalten Evernote, Eine Note, Google Drive, Asana, Trellound Vorstellung.

Wenn Sie mehr als eine Plattform verwenden (z. B. wenn Sie Asana verwenden, um Ihre Prozess-Checklisten zu speichern), stellen Sie sicher, dass Sie einen zentralen Referenzpunkt mit Links zu allen anderen relevanten Dokumentationen einrichten. Ja: Das bedeutet, dass Sie überlegen sollten, Plattformen zu verwenden, die intestine zusammenarbeiten.

Wegbringen

Der Aufbau der richtigen Systeme zur Unterstützung Ihres Unternehmens kann unglaublich hilfreich sein.

Sie ermöglichen Ihnen einen reibungslosen und effizienten Betrieb und gewinnen wertvolle Zeit, die Sie anderweitig investieren könnten.

Die Einrichtung neuer Systeme – und die Feinabstimmung bestehender – erfordert zwar Zeit und Mühe, aber es lohnt sich, wenn alles zusammenpasst, um für Sie zu arbeiten.

Neue Handlungsaufforderung

Verweise

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